دلایل مربوط به تاخیر در ثبت هزینه های حقوق و دستمزد به دو نوع تقسیم می شود:
1-عوامل مربوط به درون واحد حسابداری
2-عوامل مریوط به خارج از واحد حسابداری
عوامل مربوط به درون واحد حسابداری شامل عدم برنامه ریزی مناسب،عدم استقرار نیروهای مناسب و حرفه ای برای این قسمت،مشغول شدن به امور روزانه مانند صدور چک و واریزی ها و ... می باشد که مدیریت مالی وظیفه دارد با برنامه ریزی مناسب در جهت برطرف نمودن این نقایص اقدام نماید.
همچنین عوامل مربوط به خارج از واحد حسابداری که اتفاقا عمده مشکلات را در برمی گیرد شامل عدم ارسال به موقع لیست کارکردها از سمت واحد اداری و منابع انسانی،عدم تایید به موقع کارکردها و اضافه کاری ها و ماموریت های و... پرسنل توسط مدیرانشان می باشد که واحد مالی بعنوان بازرس و حسابرس داخلی هر سازمان بایستی سعی در شناسایی این گلوگاهها نموده و با ارایه گزارش به مدیریت ارشد و ابلاغ توسط ایشان به قسمتهای ذیربط موجبات رفع ایجاد تاخیرات ذکر شده را فراهم نمیاد.
همچنین استقرار یک سیستم کنترل داخلی استاندارد و کنترل بر حسن اجرای آن در صورتی که سازمان دارای سیستم کنترل داخلی نمی باشد یا بررسی و بازنگری سیستم کنترل داخلی فعلی و بررسی روند اجرایی آن در صورتی که سازمان دارای سیستم کنترل داخلی می باشد میتواند به رفع یا کم شدن نقایص ذکر شده در بالا بسیار کمک نماید.
ذکر این نکته بسیار با اهمیت می باشد که استقرار سیستم کنترل داخلی مربوط به سازمانهای بزرگ و پیچیده نیست و اتفاقا برای سازمان کوچک می تواند بسیار با اهمیت و کارساز باشد.
پس چنانچه فکر می کنید این مقاله تنها مربوط به سازمانهای بسیار بزرگ با چارت سازمانی بزرگ و پیشرفته که فقط واحد مالی آن از قسمتها و افراد مختلف تشکیل شده می باشد و برای شما که در حال حاضر حسابدار شرکتی هستید که فقط یک حسابدار دارد و آن یک نفر خودتان هستید مناسب نمی باشد سخت در اشتباهید و توصیه می گردد این مقاله را یکبار دیگر مرور کرده و از همین الان سعی در اجرای موضوعات مطرح شده نمایید تا هم به بزرگ شدن سازمان خود و هم پبشرفت خودتان کمک کنید.
